Diseño remoto: Herramientas, estrategias y mi experiencia
Desde 2020 trabajo de forma remota (o distribuida, más adelante te cuento por qué ese término). Primero en Holaluz, después en Twitter y ahora en Automattic. Ninguna de las tres empresas lo implementó igual, y definitivamente me quedo con la experiencia actual.
En este artículo te cuento cómo trabajamos en Automattic, con sus ventajas y desventajas.
¡Vamos allá!
La cultura del trabajo distribuido en Automattic
La teoría y las herramientas están muy bien, pero: ¿cómo funciona esto de verdad?
Automattic es una empresa distribuida (que no remota), con 1.942 empleados en 94 países que hablamos 119 idiomas diferentes. Matt Mullenweg (CEO) explica la filosofía de la empresa en este breve vídeo:
El trabajo distribuido forma parte del ADN de Automattic, de modo que todo está estructurado alrededor de esta filosofía. No es una empresa que empezó en una oficina y después trató de hacer el cambio: ya nació con esta mentalidad.
Resumiendo las palabras de Matt:
- La estructura del trabajo distribuido es la manera más efectiva de construir una compañía: en lugar de limitar la contratación al área geográfica donde está la sede puede contratarse talento de diferentes partes del mundo.
- Se trata de dar autonomía, en la que cada uno escoge cómo trabaja y esto está relacionado con una mejor productividad (vs forzar horarios o ir a una oficina presencial).
- Es vital documentarlo todo, comunicarse lo máximo posible y encontrar las mejores herramientas. Matt menciona “leave a trail”, que podría resumirse en dejar un rastro de qué estabas pensando y en qué estabas trabajando.
- Recomienda ofrecer un presupuesto a cada empleado para que pueda crearse el espacio de trabajo que necesita o, si no tiene espacio, pagarle un coworking.
Nota: en el artículo utilizaré de forma indistinta el término “remoto” y “distribuido” como si fueran sinónimos.
Estrategias de comunicación en el trabajo remoto
Organizar el día de trabajo de forma eficiente puede ser complejo, especialmente si trabajas solo/a desde casa. Aunque ya expliqué cómo me organizo el día a día, ahora profundizaré más en las dinámicas de Automattic en el contexto de Jetpack.
- Daily con un bot de Slack. Fácil y rápido.
- Reuniones semanales de sincronización (weekly). Sirven para compartir el estado de los proyectos.
- Cada dos semanas, sesiones colaborativas de diseño, en la que trabajamos de forma conjunta algún flujo.
- En general trato de estructurar mi día así:
- Primero me pongo al día con Slack y actualizo los paneles de métricas
- Reviso el feedback que me han dado, y/o contesto a preguntas que pueda haber
- Priorizo las tareas y trabajar en ellas en bloqueando espacios de tiempo
El objetivo, al fin y al cabo, es comunicarse de forma eficiente con el equipo dejando espacio para trabajar. Esto implica que los demás puedan saber qué estabas pensando y en qué estabas trabajando.
Automattic utiliza P2, una herramienta basada en WordPress para crear blogs internos. Allí creamos los project threads, compartimos ideas, explicamos qué pasa y documentamos qué hacemos.
Utilizamos GitHub Projects para definir los roadmaps de cada equipo y llevar un control de las tareas y su evolución.
Herramientas y software para colaboración remota
Cuando se diseña en remoto, las herramientas son más importantes que nunca. Nuestro trabajo está muy relacionado con el feedback y con interactuar con otras personas del equipo.
En Automattic utilizamos Figma, una herramienta que nos permite colaborar entre diseñadores y desarrolladores y, sobre todo, compartir diseños y dar o recibir feedback.
Automattic tiene muchos productos, y cada equipo de diseño trabaja de una manera diferente. En el caso de Jetpack, tenemos una plantilla base que utilizamos para cada proyecto (esta es la que utilizo yo en mis proyectos personales).
También hacemos investigación de forma remota. Nuestros usuarios pueden apuntarse a sesiones de investigación, las agendamos con Google Calendar y les enviamos un enlace de Zoom. Utilizamos Grain para procesar y categorizar adecuadamente los insights para poderlos consultar cuando sea necesario.
Si hablamos de comunicación diaria, la herramienta por excelencia es Slack. Hay diferentes canales, la gran mayoría públicos, en los que se debaten ideas, se resuelven dudas y se comparten ideas.
En el caso de que la idea sea compleja o se requiera feedback de varias personas, se escriben artículos en los blogs internos de cada proyecto (te cuento más sobre esto más adelante).
Personalmente también utilizo Screen Studio, un programa que sirve para grabar la pantalla, tu webcam y sonido. Es similar a Loom, pero la edición de vídeos es mucho mejor, y es más fácil exportar en diferentes formatos, hacer zoom en interacciones específicas, editar el propio look&feel del vídeo… Y lo mejor es que puedes empezar a usar Screen Studio gratis 🙂
Un consejo: si grabas vídeos, muestra tu cara. Estás trabajando en equipo, no subiendo un tutorial a YouTube. Quien visualice el vídeo agradecerá ver una cara familiar que le está contando algo, como si fuera una reunión presencial 🙂
Los desafíos del trabajo remoto: cómo superarlos
Naturalmente, no es oro todo lo que reluce. Como todo, el trabajo remoto (o distribuido) tiene también sus desventajas.
- El mayor desafío es la comunicación. La fórmula de Automattic funciona bien, porque todo queda por escrito y se le puede hacer referencia más adelante.
- La falta de interacción cara a cara puede ralentizar las sesiones colaborativas. Es cierto que no se crean las mismas sinergias solucionando problemas en persona que utilizando Figjam. Pero por eso Automattic potencia también los meetups periódicas, en las que nos reunimos presencialmente en algún lugar del mundo para trabajar juntos varios días.
- Las diferencias horarias. Durante los últimos meses he trabajado con personas que están en San Francisco (-8 horas respecto Barcelona), Perú y New Jersey (-5 horas), Uruguay (-3 horas), Lituania (+1 hora) e incluso Malasia (+8 horas).
- Utilizamos Time and Date para escoger la hora ideal. Pasa poco, pero si hay alguien que tiene que madrugar mucho o quedarse hasta tarde, en la siguiente reunión se busca adaptar el horario a esa persona. Así todos sufrimos por igual 😆
- Al dejarlo todo por escrito, es fácil que cualquier persona pueda continuar el trabajo de otra. Algunas personas dejan resúmenes en Slack, así quien se conecte verá el estado global del proyecto
Cultura de diseño… distribuida
El equipo de diseño de Automattic funciona mediante todo lo que he descrito en puntos anteriores (tenemos un blog público, por si quieres aprender más). Fomentar una cultura de diseño en un equipo remoto puede parecer complicado, pero tenemos varias estrategias:
- Hacemos un Town Hall cada mes, donde nos reunimos y repasamos qué ha pasado durante las últimas semanas, compartimos proyectos y jugamos un poco 🙂
- Periódicamente hay meetups presenciales, en los que trabajamos en proyectos de forma conjunta, damos charlas, etc.
- Los valores del equipo se transmite mediante la documentación y prácticamente en cada interacción. Todo el mundo los tiene claros, y reforzamos los valores utilizándolos y comunicándolos.
- Nos formamos con las herramientas y los cursos que organiza Automattic, pero también con acceso a varias herramientas que ofrecen formaciones específicas.
Fomentar una cultura de diseño en un equipo remoto es un desafío, pero no creo que sea tan diferente comparado con el formato presencial. En ambos casos son esenciales la transparencia, la participación activa y compartir éxitos, fracasos y sesiones de trabajo conjuntas.
Apuntes finales
En pocas palabras, el trabajo remoto (o distribuido) funciona si existe una buena comunicación y confianza, la voluntad de potenciar este tipo de trabajo y se da al equipo y a las personas los recursos y herramientas necesarios.
Personalmente me gusta trabajar así. Hace varios años que trabajo desde casa, a mi ritmo y en mi propio entorno. Han sido los años en los que más he crecido personal y profesionalmente, y el periodo en el que he podido optimizar mejor mi tiempo: no tengo que invertir hasta cuatro horas (!) al día en desplazamientos, siento que tengo libertad para decidir cómo trabajo y puedo tener un equilibrio trabajo-vida mucho mejor.
Eso sí: no es un tipo de trabajo adecuado para todo el mundo. Tienen que acompañar las circunstancias personales y también requiere mucha disciplina y seguridad para dar el máximo sin quemarse y no frustrarse por la “no inmediatez” de las decisiones.