Comunicación efectiva: retos y estrategias para perfiles de diseño
Como diseñadores/as nos comunicamos y colaboramos constantemente con perfiles que no son de diseño. La mayoría de veces esto incluye personas del equipo de desarrollo y product management, y hay ocasiones en las que también incluimos a los equipos de marketing y ventas.
Una comunicación efectiva con estos perfiles “no diseñadores” es esencial para que el proyecto llegue a buen puerto. Como siempre, es más fácil decirlo que hacerlo, pero espero que este artículo te ayude a mejorar la comunicación con estos equipos.
- Los dos principales retos en la comunicación del diseño
- Comunicación continua y feedback constante
- Estrategias para una comunicación efectiva
- Apuntes finales
¡Vamos allá!
Los dos principales retos en la comunicación del diseño
La mayoría de las situaciones derivadas de una mala comunicación vienen generadas por alguno de estos dos motivos (o los dos a la vez, en el peor de los casos).
Barreras lingüísticas
Hay dos tipos de barreras:
- Las que se generan cuando la comunicación se produce en un idioma diferente. Por ejemplo, cuando trabajas en un entorno internacional y el inglés se convierte en el idioma por defecto, incluso entre personas que no lo tienen como idioma nativo.
- Cuando se utiliza mucha jerga técnica propia de la disciplina.
La segunda es la que me parece más relevante: muchas veces tendemos a utilizar jerga propia de diseño, que solo entendemos quienes trabajamos en esta disciplina. Esto crea una barrera de comunicación que es muy difícil romper sin un esfuerzo consciente.
Trata de explicarlo todo sin utilizar una cantidad excesiva de palabras y expresiones técnicas que excluyan a tu interlocutor/a.
Prioridades diferentes y expectativas desalineadas
Un clásico. Para que el proyecto llegue a buen puerto, es esencial saber encontrar el equilibrio entre los usuarios y el negocio.
Hablaré de ello en más detalle un poco más adelante, pero una de las mejores maneras de evitar estas situaciones es hacer reuniones de sincronización entre los perfiles de diseño y marketing, ventas y producto. Esto ayudará a crear un entendimiento común de los objetivos del proyecto que, a su vez, evitará que cada equipo trabaje en direcciones diferentes.
Comunicación efectiva y feedback constante
Primero de todo, la definición: La comunicación efectiva es la habilidad de transmitir un mensaje de manera clara y comprensible, logrando que el receptor comprenda la información de la manera en que el emisor la intenta transmitir, evitando malentendidos y fomentando una interacción fluida.
Una buena manera de asegurar una buena comunicación es compartir actualizaciones del proyecto de forma regular. Esto no significa que tengas que informar cada día, basta con agendar sesiones con las principales personas interesadas (stakeholders) en las que puedas comunicarles los avances.
En el proyecto en el que trabajo en Automattic, Newsletters, tratamos de hacerlo cada mes o mes y medio. En esa reunión repasamos los casos de uso, el flujo de los usuarios y los avances en las diferentes funcionalidades en las que trabajamos.
Durante las vacaciones no pudimos hacerlo y cuando recuperamos la sesión nos dimos cuenta de que nos habíamos desalineado un poco. Eso sí, nada que no pudiéramos reajustar 😇
Relacionado con esto, el feedback es muy importante. Especialmente los ciclos de feedback, que cuanto más cortos sean, mejor:
En cuanto al feedback en sí mismo, es importante que sepas distinguir entre el que es constructivo y el que viene generado por opiniones desinformadas.
Estrategias para una comunicación efectiva
He estado dándole varias vueltas a cuáles son las estrategias que mejor me han funcionado a lo largo de los años. Las que he listado a continuación son las que he utilizado en algún momento u otro, que he tratado de describirte con suficiente detalle y ejemplos.
Adapta el mensaje
No es lo mismo hablar con alguien técnico que con alguien del equipo de finanzas. El proyecto es el mismo, pero el enfoque tiene que ser diferente.
Y tiene que ser así sencillamente porque les preocupan aspectos diferentes.
- Cuando presento una idea o un caso de uso al equipo de desarrollo trato de incluir el máximo número de capturas, ejemplos y razonamientos para que entiendan bien qué tengo en la cabeza. Aquí te puede ayudar una buena estructura en el archivo de Figma/Sketch.
- En el caso de perfiles de finanzas o negocio, debo reforzar más la parte de las métricas y cómo todo encaja con ello.
Comunicación visual
Para explicar un diseño o una idea suelo utilizar, directamente, un archivo de Figma:
- Repaso los casos de uso y los diferentes flujos que generan. Habitualmente lo hago con un diagrama de flujo acompañado de capturas.
- En el caso de interacciones, diseño todos los estados y creo algún prototipo para explicarlo bien
Esto ayuda a las personas que son menos visuales a entender qué forma tendrá todo.
Sé transparente, anticípate y prioriza
Todo lo que diseñas siempre podría ser mejor. Si tuvieras más tiempo, un mejor sistema de diseño, unos requisitos menos restrictivos, más presupuesto, un desarrollo sin limitaciones técnicas… pero el mundo real no es así.
Resaltar los trade-off (compensaciones, aquello que debes dejar de hacer o cambiar debido a situaciones externas) demuestra que tienes un enfoque realista del diseño.
Si además te anticipas a las dudas que pueda tener esa persona, y las resuelves o explicas antes que las pregunte, todavía mejor. Demuestra que has considerado todas las perspectivas.
Por último, prioriza el mensaje. Decide qué es lo que quieres resolver o con qué información quieres que recuerden. En función de esto, estructura el resto del mensaje para que toda la información que comuniques sea clave, clara y concisa.
Construye relaciones y confianza
En general, cuanto mejor sean tus habilidades blandas, mejor. Una buena comunicación y una escucha activa permite construir relaciones y crear confianza.
No diseñamos en una isla ajena a la empresa. Toda ella es un sistema construido sobre relaciones humanas.
Por poner un ejemplo: no puedes diseñar una landing page ignorando por completo al equipo de marketing y esperar que la aprueben a la primera. Tienes que ir construyendo la relación con ciclos cortos de feedback, comunicándote con ellos/as de forma periódica y regular si quieres que la relación sea fluida.
Apuntes finales
En resumen, la comunicación con stakeholders que no diseñan suele verse perjudicada cuando:
- Se utiliza jerga técnica
- No existe una alineación previa para consensuar la dirección del proyecto
- No hay actualizaciones regulares del proyecto y los ciclos de feedback son demasiado largos
Si estás atento/a a esto y pones en práctica alguna de las ideas que he compartido contigo, estoy convencida de que la situación cambiará positivamente 🙂 Al fin y al cabo, se trata de construir relaciones, tener empatía y explicar adecuadamente tu trabajo.